Abbiamo parlato del metodo Kanban e torno su questo argomento grazie allo spunto di Camillo su come intervenire concretamente nelle colonne delle attività in svolgimento.

Ed ecco che, come supporto al metodo Kanban, con il WIP (Work In Progress) Limit si regola il numero totale di attività da svolgere nello stesso arco di tempo.

L’argomento è complesso, ma per introdurlo possiamo dire che un WIP Limit è un meccanismo che aiuta il team a limitare il numero di attività sulle quali lavorare contemporaneamente.

Limitando il lavoro in svolgimento, i team spesso riescono a portare a termine più attività più velocemente. Questo concetto è controintuitivo perché sembra di tenere fermo del lavoro, ma in realtà è fondamentale per lavorare meglio.

Il concetto di base: meno attività vengono elaborate ed introdotte nel flusso di lavoro, più in fretta vengono portate a termine e più tempo si avrà per passare ad altro. Ed è quindi vero il contrario: senza limitare il lavoro in entrata, ci saranno meno probabilità di riuscire ad eseguire quanto richiesto aumentando la quantità dei lavori “appesi” e mai finiti.

A cosa serve un WIP Limit:

 a riuscire a dire di no in modo più semplice quando si raggiunge il limite;

 a tenere sotto controllo la quantità di lavoro assegnata ad altre persone;

 ad adattare limiti diversi a seconda delle aree/specializzazioni delle persone;

 a ridurre i tempi di consegna (da quando si inizia a lavorare su un progetto a quando è finito). Limitando il lavoro in corso, le schede delle attività si spostano più velocemente seguendo il flusso orizzontale;

 ad assorbire i tempi morti: quando un membro del team è inattivo, può spostarsi in altre colonne per aiutare i colleghi a sbloccare le schede in svolgimento;

 a far emergere più facilmente i blocchi dei flussi e le problematiche avendo meno cose aperte nello stesso momento;

 a tenere sotto controllo tutte quelle attività che rimangono appese, “quasi” svolte;

 a fare stime realistiche;

 a migliorare la concentrazione;

 mantenere un team “sano”.

Una lavagna fisica e un supporto digitale aiuteranno a comprendere meglio i limiti da applicare. Il fine è quello di raggiungere un equilibrio perché limiti troppo bassi o troppo alti rischiano in entrambi i casi di non portare vantaggi al lavoro. Solo un monitoraggio costante aiuta a capire se la direzione è quella giusta.