Per time blocking si intende la creazione di specifici blocchi di tempo da riservare ad ogni attività. Invece di completare le cose da fare ogni volta che si hanno degli spazi a disposizione, si pianifica in anticipo il tempo sul calendario creando dei veri e propri blocchi con un inizio e una fine.

I vantaggi principali sono quattro:
 riuscire a costruire la giornata attorno alle priorità;
 riuscire con più facilità a dire di no alle non priorità avendo già tutto programmato in anticipo;
 riuscire a fare sempre meglio stime più realistiche dell’impegno richiesto dalle varie attività;
 riuscire ad avere tutte le cose da fare in un unico posto.

Il time blocking è una tecnica di gestione del tempo resa nota da Cal Newport, l’autore del libro Deep Work – Rules for Focused Success in a Distracted World.

Lui stesso dice che dedica 10-20 minuti ogni sera per bloccare il programma del giorno successivo, ma ogni persona deve bloccare il tempo nel modo più funzionale per sé. È possibile farlo di giorno in giorni o settimanalmente.

Un esempio: invece di accettare gli inviti alle riunioni ogni volta che le persone li inviano, è possibile bloccare i lunedì, mercoledì e venerdì per lavorare alle attività e lasciare i martedì e giovedì aperti per pianificare le riunioni. Il passaggio successivo prevede di suddividere le grandi sezioni di lunedì, mercoledì e venerdì in attività specifiche seguendo le priorità.

Uno dei problemi principali dei calendari di molte persone è quello di servire solo per segnare le interruzioni. Proprio come scrive Eric Barker, l’autore di Barking Up the Wrong Tree:

“Molti di noi usano i calendari in modo sbagliato: non programmano il lavoro, ma solo le interruzioni. Le riunioni vengono programmate. Le telefonate vengono programmate. Gli appuntamenti dei dottori vengono programmati. Sai cosa spesso non viene programmato? Il lavoro reale. Tutte le altre cose sono distrazioni e spesso sono il lavoro di altre persone ma sono le prime cose che vengono segnate.”

Se non metti il lavoro nel calendario rischi che vada in secondo piano rispetto a tutto il resto.