Spesso si perde tanto tempo nella ricerca dello strumento perfetto per organizzare il lavoro o per collaborare con altre persone.

Purtroppo non viene speso altrettanto tempo nel cercare di avere e mantenere la stessa mentalità nei confronti degli strumenti introdotti.

Ecco che, di norma, l’inserimento di un nuovo strumento in un team di lavoro porta a questi due atteggiamenti:

1. Chi mostra entusiasmo e non vede l’ora di iniziare a usarlo
2. Chi è schifato e vede lo strumento solo come una scocciatura in più da imparare

Tutto questo di solito porta le persone entusiaste a partire subito inserendo dati e informazioni nei primissimi periodi. L’altra parte del team, invece, non sa da che parte iniziare e pensa che si tratti solo di una perdita di tempo.

Risultato: funziona come con le iscrizioni in palestra, ovvero dopo qualche mese non c’è più traccia di utilizzo dell’abbonamento e, in questo caso, dello strumento.

Dopo il periodo iniziale, le informazioni non vengono più aggiornate o, peggio ancora, ogni persona usa una propria logica di archiviazione e di inserimento portando così a conflitti, incongruenze, perdita di informazioni e di passaggi importanti.

Bacheche di Trello rese inattive, liste di cose da fare perse per sempre, Dropbox o Google Drive non più sfruttati perché diventati un casino unico, persone che non si ricordano nemmeno quali abbonamenti a pagamento hanno attivato tra app e programmi.

Quando viene inserito un nuovo strumento o un nuovo processo, è fondamentale condividere il perché lo si sta facendo e i vantaggi che porterà. È importante condividere le logiche di gestione delle informazioni piuttosto che concentrarsi sulle caratteristiche tecniche. Servono anche quelle, ma se non si capisce l’aiuto che deriva dall’uso di uno strumento non ha senso portarlo avanti.

Si parla sempre di tono di voce, di fare in modo che tutti si comportino all’incirca seguendo la stessa ottica aziendale e così via, ma si dovrebbe prestare la stessa attenzione alle logiche di archiviazione, alle modalità di registrazione e di inserimento delle informazioni. Queste cose permettono di usare appieno uno strumento, ma soprattutto permettono di lavorare meglio da soli e in gruppo.