Secondo le ricerche svolte dal Project Management Institute, solo poco più della metà di tutti i progetti si concludono rispettando le stime iniziali (tempo e budget).

Le stime imprecise sono la causa principale che porta i progetti a fallire e possono derivare, in particolare, da questi fattori:
1. Non studiare dati concreti relativi ad attività simili svolte in passato.
2. Non prestare attenzione alle eventuali complicazioni (questo perché siamo troppo ottimisti).

Come migliorare:

1. Confrontarsi o far fare le stime a qualcun altro.

2. Quando si stimano attività o progetti, è necessario tenere conto dei fattori elencati da Donald Rumsfeld:
1. cose che sai già che accadranno
2. cose che sai che potrebbero accadere
3. cose che non hai mai considerato

3. Seguire il proprio cronotipo. Abbiamo già parlato dell’importanza di identificare il proprio cronotipo e, parlando di stime, può essere utile analizzarle quando siamo in fase di calo e meno positivi per riuscire a essere più oggettivi.

Le stime corrette portano alla definizione di scadenze efficaci che abbiano il giusto livello di stress.

Come impostare le scadenze:

Loni Klara ha pubblicato sul blog di Zapier i risultati di uno studio condotto da Dan Ariely e Klaus Wertenbroch basato sull’assegnazione di tre attività a tre gruppi diversi:

1. Al primo gruppo è stata indicata, di settimana in settimana, una specifica scadenza per ogni attività.
2. Al secondo gruppo è stata indicata un’unica scadenza finale per tutte le attività.
3. Il terzo gruppo ha scelto il proprio modo di gestire le scadenze in autonomia.

I risultati hanno dimostrato che le scadenze equamente distanziate (del primo gruppo) hanno prodotto i migliori risultati (tempo e qualità del lavoro). Andare per gradi con qualcosa di breve e misurabile porta a percepire il senso di progressione.

E lo stress legato alle scadenze?

In questo caso non è sempre negativo (qui abbiamo visto come lo stress può essere positivo):
1. Compiti difficili richiedono bassi livelli di stress;
2. Compiti moderati richiedono livelli moderati di stress;
3. Compiti facili richiedono alti livelli di stress per mantenere il giusto livello di energia e attenzione.

Quindi i compiti più semplici dovrebbero avere una scadenza ravvicinata proprio per sentirsi più stimolati ad agire ottenendo risultati migliori.

 

Cosa ci aiuta a rispettare le scadenze? La condivisione.

È utile sia per chi lavora in modo autonomo trovando un partner per scambiarsi le intenzioni, sia per chi lavora in team consolidati creando un flusso che mostri le fasi di avanzamento.

E inoltre…

Le attività dovrebbero essere studiate per aiutare le persone a entrare nello stato di flusso. Abbiamo visto la regola Goldilocks che afferma che gli esseri umani provano il massimo della motivazione quando lavorano su compiti che sono appena sopra il limite delle loro attuali abilità. Non troppo difficili. Non troppo facili.

Per approfondire:
– Libro “Pensieri lenti e veloci” di Daniel Kahneman
– Il cono di incertezza per fare stime migliori
– Libro “When: The Scientific Secrets of Perfect Timing” di Daniel H. Pink
– Fare stime migliori
– Impostare scadenze