PARA: Projects – Area – Resources – Archives. Si tratta di un metodo studiato da Tiago Forte, esperto di produttività e fondatore di Forte Labs. Queste 4 aree rappresentano 4 categorie adatte per racchiudere ogni tipo di informazione digitale.

Le persone tendono a usare schemi organizzativi diversi per ogni strumento, costringendo i loro cervelli a usare troppe modalità diverse. Ma la logica di organizzazione deve essere la stessa, indipendentemente dagli strumenti usati. Non è lo strumento che guida la mente, è il contrario.

PARA usa il numero 4 come riferimento.
4 categorie iniziali che hanno al massimo 4 sottolivelli di profondità.
(Il numero 4 non è scelto a caso, ma ci sono ricerche che indicano la sua efficacia)

Al di là del numero, è un limite utile per non esagerare inserendo troppe categorie e livelli.

Il fine è quello di metterti nelle condizioni di fare un’analisi della tua situazione riuscendo a distinguere più facilmente quello che è attuabile da ciò che non lo è. In questo modo puoi mettere da parte il 95% delle informazioni che ti arrivano per concentrarti sul 5% delle attività in corso riducendo il carico cognitivo.

> Vediamo di cosa si tratta:

Progetti: una serie di attività collegate a un obiettivo e che hanno una scadenza precisa.
(es.: scrivere per il blog, partecipare alla conferenza, avviare una campagna…)

Aree: una sfera di attività che prevede uno standard da mantenere nel tempo.
(es.: finanza, sviluppo personale, viaggi…)

Risorse: il luogo di ricerca in cui trovare informazioni preziose.
(es.: materiali utili per il blog, interessi, argomenti…)

Archivio: ciò che è inattivo nelle altre categorie e che potrebbe tornare utile in futuro.
(es.: progetti conclusi, aree che non si vogliono più seguire, risorse che non interessano più…)

Differenza tra progetti e aree:
I progetti rientrano sempre nelle aree.
– Correre una maratona è un progetto, la salute è un’area.
– La pubblicazione di un libro è un progetto, la scrittura è un’area.

Nelle liste di cose da fare vanno messi solo i progetti, ovvero elementi che hanno una scadenza e che permettono di essere spuntati dopo averli completati. Uno degli errori più comuni consiste nell’inserire cose molto generiche e che non si concludono. Se non si chiarisce questo aspetto, non puoi conoscere la vera entità dei tuoi impegni.

Se ad esempio aggiungi alla lista “assumere del personale” è troppo vago, potrebbero volerci poche ore o mesi. Avrai la sensazione di non avere mai spazio, a livello psicologico può essere devastante e demotivante. Non puoi sapere se stai facendo dei progressi.

“I progetti senza obiettivi sono dei passatempi. Gli obiettivi senza progetti sono sogni, potresti desiderarli ma non stai facendo niente per concretizzarli.” (Tiago Forte)

Non è sbagliato avere hobby e sogni, ma stiamo parlando di organizzazione del lavoro e una corretta gestione di progetti e obiettivi ti permette di saper evitare cose che non c’entrano, di riuscire a dire no.

Come dice David Allen: “la tua mente non è un hard disk”, ma è una fabbrica che produce e per farlo deve essere libera. Il fine di organizzare deve essere questo: liberare la mente per permetterle di “lavorare” bene.

Per approfondire: https://www.getyourselfoptimized.com/secret-weapon-of-the-highly-productive-with-tiago-forte/