Le video chiamate, o comunque tutte le comunicazioni che avvengono in tempo reale tra due o più soggetti, hanno come obiettivo quello di fare il punto della situazione, di vedere cosa è stato fatto e di capire cosa fare in seguito.

Ma come evitare di perdere troppo tempo e di andare fuori tema?

Ci sono due aspetti che si possono provare a seguire:

1. Attribuire un livello di importanza, e quindi di tempo, agli argomenti da trattare durante la call
2. Attribuire un livello di importanza alle cose che verranno definite da quel momento in poi

Per il primo punto è utile preparare e condividere con i partecipanti la scaletta degli argomenti partendo dal tempo massimo che si ha a disposizione.

Per esempio: 45 minuti con cinque argomenti da trattare. Si scrive l’elenco e si attribuisce una percentuale di importanza a ogni tema, la percentuale verrà poi trasformata in minuti.

È utile usare un timer per avere un punto di riferimento esterno.

Per il secondo punto, ogni attività che verrà definita durante la call sarà caratterizzata da un indice più o meno di questo tipo, come spiega Elizabeth Grace Saunders nel suo libro “How to Invest Your Time Like Money”:

– Investimento (livello A): spendere più tempo e più qualità su queste attività porterà un maggior ritorno.

– Neutro (livello B): attività che devono essere svolte adeguatamente, ma un aumento del tempo speso per questa sezione non porterà necessariamente a più risultati.

– Da ottimizzare (livello C): attività che non devono richiedere troppo tempo perché non portano nessun valore aggiunto e impediscono di svolgere altre cose più significative.

Durante una riunione, quando vengono definite le prossime attività da svolgere con diversi livelli di priorità, pensate sempre a queste domande: “Su cosa dovrei investire la maggior parte del tempo che ho a disposizione?”“Cosa porta più valore?”“Cosa posso fare per non perdermi nel livello C?”.