Vediamo una piccola funzione da usare per gestire e organizzare degli elenchi partendo dai nomi dei file presenti sul nostro computer.

1. Copia il percorso dei file
2. Incolla quanto copiato in un file Excel (o in Google Sheets)
3. Gestisci le stringhe copiate suddividendo il testo in colonne
4. Riporta i nomi dei file in Trello

Per copiare il percorso dei file
Mac: tasto destro del mouse + tasto alt (option)
Windows: tasto destro del mouse + tasti alt e shift (in alcuni casi anche solo shift)

Passare le informazioni per svolgere delle attività può essere complicato e può portare via tantissimo tempo nel dover ripetere più volte le stesse cose.

Ecco che adesso potrebbe essere un buon momento per realizzare delle guide operative, dei processi, delle procedure utili sia per sé stessi sia per le altre persone con le quali si collabora.

Oggi vediamo cosa è possibile fare con Notion.

Voglio condividere con voi dei contenuti realizzati da alcuni brand per aiutare le persone a lavorare meglio, in particolare da remoto.

1. ZAPIER

Ecco un articolo completo su come automatizzare alcune attività in Slack, strumento molto usato nei team (ma vale anche per altri strumenti simili). Le automazioni semplificano compiti ripetitivi, non solo da remoto.

Alcuni esempi:
– Aggiorna il tuo stato su Slack quando iniziano gli eventi fissati in Google Calendar oppure a degli orari fissi
– Pubblica in automatico promemoria degli eventi in Calendar su un canale Slack
– Mantieni alto il morale automatizzando la pubblicazione di GIF divertenti ogni mattina
– Presenta i nuovi collaboratori nel canale #general e dai a loro il benvenuto

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2. IUBENDA

Una guida pratica da un’azienda che fa largo uso del lavoro da remoto da dieci anni. Un team composto da 55 persone divise fra 14 nazionalità che lavorano in 10 Paesi diversi. Il 54% lavora in smart working, mentre la restante parte preferisce lavorare in uno dei loro uffici.

Alcuni punti dell’articolo:
1. Remote working ed uffici: come farli coesistere
2. Come organizzare il team: il metodo di Iubenda
3. Gli strumenti utili

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3. SITEGROUND

Si tratta di una newsletter inviata da Siteground per aggiornare i clienti sulle iniziative prese in questo periodo. Ho apprezzato la loro email per due motivi:

1. Mettono al centro il cliente avvisandolo di quello che succederà con i loro servizi (tra l’altro posticipando di un mese il rinnovo di alcuni abbonamenti, ma non è questo il punto che voglio mettere in evidenza)

2. Danno informazioni su come stanno proteggendo il team (parte che ho particolarmente apprezzato).

Tra i punti segnalati:

“Smart Working al 100% per tutti. Tutti i dipendenti di SiteGround sono stati incoraggiati a portare a casa le attrezzature aziendali”

“Infrastruttura pronta al 100%”

“Mantenere il contatto umano. Siamo tutti consapevoli delle sfide che l’isolamento comporta. Per combattere gli effetti negativi che esso può portare, organizziamo ogni giorno videochiamate tra i team, in modo da vederci e mantenere alto il morale.”

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4. TODOIST

Negli ultimi 10 anni il team che ha costruito Todoist è cresciuto da due persone in due Paesi, a 72 persone in 29 Paesi – e tutti lavorano da remoto. In questo percorso hanno documentato gli alti, i bassi e le pratiche migliori per rimanere organizzati, produttivi e bilanciati.

Ecco alcuni articoli utili:

1. Il futuro del lavoro è la fiducia, non il controllo (in particolare, come partire bene, dalla selezione delle persone al primo inserimento nel team)

2. Consigli per privati, manager e team su come lavorare da remoto

Julie Morgenstern, esperta di produttività e gestione del tempo, non è nata organizzata. Perennemente in ritardo e con l’abitudine di perdere sempre le cose, era solita vivere in uno stato di caos.

Nel suo libro Time to Parent, spiega come sia riuscita a mettere in pratica le lezioni apprese per riprendere il controllo del suo tempo.

Secondo Julie, ci sono due approcci diversi di fronte alla gestione del tempo:

1. chi è realista
2. chi è ottimista

I realisti del tempo osservano un compito e lo analizzano da un punto di vista matematico. Sono consapevoli del tempo richiesto per svolgerlo e ne tengono conto per pianificare la giornata.

Gli ottimisti del tempo sperano di riuscire a fare determinati compiti. E questa speranza li porta a sopravvalutare i giorni pensando di riuscire a fare un sacco di cose, con il risultato di sentirsi sommersi dalla lista di attività aperte e non completate.

Come essere più realisti?

– Prenditi del tempo prima di impegnarti in qualsiasi cosa. Non dire automaticamente di sì a ogni nuova proposta.

– Termina sempre ogni giorno pianificando il giorno successivo, più altri due giorni.

– Raggruppa le attività in categorie sulla base del livello di concentrazione richiesto.

– Se fai parte di quelle persone che hanno mille mila email non lette, ordinale per data e sposta tutto ciò che è vecchio andando indietro di due, tre settimane o un mese (a seconda del lavoro). Togli i numeri enormi dalla vista, ciò che conta tornerà se no lascialo andare.

– Metti ordine nelle comunicazioni. È proprio necessario usare tutte le piattaforme per inviare email o messaggi? La gestione del tempo riguarda la gestione dell’energia e questa va difesa limitando il caos.

– Usa un timer per lavorare come se fosse la campanella della scuola: “non puoi lasciare la lezione di matematica prima della fine della lezione.”

– Prendi una decisione e rispettala. Ami la carta? Usa un calendario o un’agenda cartacea. Se ami il digitale, usa la versione elettronica, nel rispetto delle tue preferenze.

Mettiamo in pratica la tecnica di Feynman, che abbiamo introdotto settimana scorsa, con Todoist.

1. Crea un progetto da dedicare allo studio.

2. Crea un sotto progetto per ogni tema che vuoi approfondire.

3. Usa altre sotto attività o commenti per gestire le fasi di “insegnare il concetto a te stesso” e di approfondimento dei punti poco chiari.

4. Nei commenti aggiungi screenshot, immagini, testo, note vocali, ecc.

5. Usa le scadenze per segnare i momenti di studio.